Il mondo degli eventi è stato tra i primi a fermarsi e, molto probabilmente, sarà anche l’ultimo a rimettersi in moto. Un azzardo pensare che possa andare diversamente: negli eventi il rischio assembramento è difficile, se non impossibile, da scongiurare. Per tornare a regime ci vorrà ancora del tempo, meglio allora organizzarsi per gestire nel migliore dei modi questa fase e farsi trovare pronti quando tutto tornerà alla normalità.
Al momento non c’è ancora un protocollo ufficiale per la ripresa degli eventi: bisogna attendere, nonostante le perdite siano stati ingenti, nell’ordine dei 65 milioni di euro solo in Italia. Un danno enorme per un settore che dà, direttamente o indirettamente, lavoro a quasi 600 mila persone.
Soldi bruciati, che non torneranno. Anche perché il rischio è che salti tutto, o quasi, il 2020. Per provare ad arginare le perdite e rimettere in moto la macchina degli eventi si può e si deve, almeno in questa fase, puntare ancora di più sulla digitalizzazione, con tutti i limiti del caso.
Webinar, streaming ed eventi ibridi sono entrati già da un po’ nella nostra quotidianità. Una tendenza che ha spinto le aziende a riprogrammare le proprie attività di comunicazione. Il budget dedicato agli eventi è stato inevitabilmente dirottato verso altre attività di marketing digitale adatte per il raggiungimento di obiettivi simili. Una scelta di campo importante che merita strategie mirate, nessuna improvvisazione.
Affidarsi a professionisti della comunicazione, mai come in questo caso, può fare la differenza. L’emergenza, ancora in corso, non consente errori e scatti in avanti non ben ponderati. C’è da studiare il mercato e le nuove tendenze e riposizionarsi per capitalizzare quanto possibile questa fase e, soprattutto, per farsi trovare pronti alla ripresa.
Difficile, come detto, fare previsioni più o meno precise sui tempi di ripresa del business degli eventi. I congressi medici, le convention, gli incontri business e i corsi di formazione dovrebbero essere i primi eventi a ripartire. Più complessa si annuncia la ripresa di manifestazioni fieristiche, di concerti e grandi eventi che prevedono notevoli flussi di persone.
In ogni caso bisognerà metabolizzare (e in fretta) i concetti di distanziamento sociale e utilizzo DPI per ogni partecipante, così come sarà fondamentale, solo per fare qualche esempio, il controllo sanitario agli ingressi, la pulizia e sanificazione della sede dell’evento (prima e dopo), un piano di emergenza e un protocollo sulle regole igienico-sanitarie per tutto lo staff tecnico.
Così come saranno molto più diffuse e utilizzate le procedure informatiche automatizzate per le varie attività di registrazione e accoglienza, a partire dalla digitalizzazione della segreteria organizzata. Per il catering si parla di pasti pre-confezionati sigillati per garantire l’igiene, persone sedute ad un metro di distanza e stoviglie monouso.
Ma, per il momento, siamo ancora nel campo delle ipotesi, anche se è fin troppo chiaro ed evidente che i cambiamenti saranno notevoli. Del resto riaprire il sipario degli eventi vuol dire chiudere (si spera definitivamente) l’emergenza Covid e tornare al nostro mondo.
